Les bonnes pratiques du traitement de texte

Le traitement de texte est souvent considéré comme la base de la bureautique. Il est utilisé lors de la rédaction de courriers, de notes mais également pour la conception de documents longs et structurés tels que les rapports, les documentations, les contrats, les conventions et parfois même les livres.

Quelles sont les bonne pratiques à mettre en œuvre lors de l'utilisation d'un traitement de texte?

Dissocier le fond de la forme

Le fond est le texte que vous aller taper à l'aide de votre clavier, la forme concerne son apparence, son affichage et sa mise en page. La dissociation des ces deux éléments permet davantage de liberté dans la manipulation du contenu, et surtout dans sa mise en page. Par exemple, vous réalisez un rapport composé de textes et de différents niveaux de titres. En ne dissociant pas le fond de la forme, vous tapez l'ensemble du document et pour les titres, vous choisissez une police de caractère différente, une taille plus importante et vous mettez en avant le titre en le soulignant. Mais après la première impression sur papier, vous trouvez vos titres trop gros : vous êtes alors obligé de parcourir tous votre document à la recherche des titres et de diminuer manuellement la taille de la police, ce qui peut être très fastidieux avec un document composé de nombreuses pages, et avec le risque d'oublier d'en modifier certains.

En ayant dissocié le fond de la forme, l'apparence de vos titres est défini dans un style associé à votre document : en modifiant le style des titres, vous agissez en une seule fois sur l'ensemble des titres de votre document : en quelques clics vous modifiez l'ensemble de la mise en page de votre document, sans le risque d'omettre une partie.

Modéliser vos productions de documents

Un modèle va vous permettre de rédiger toutes les parties fixes de votre documents et de définir leur apparence comme par exemple les polices et leur tailles, la forme de vos paragraphes, l'emplacement de votre logo, les informations contractuelles, l'emplacement de l'adresse du destinataire...

Ces informations étant présentes sur toutes vos lettres, vous n'aurez plus à refaire leur mise en page, et pour toute nouvelle lettre, vous pourrez vous concentrer uniquement sur leur contenu.

Cette technique s'applique également à la rédaction de rapports en y a ajoutant des informations telles que la page de garde, le sommaire, les différents index, la numérotation des pages, des chapitres et les niveaux hiérarchiques de titres.

Le bon format pour la bonne utilisation.

L'expérience montre que nous sommes tous persuadé que la présentation d'un document sur notre ordinateur sera la même sur tous les ordinateurs. Force est de constater que cela n'est malheureusement pas réel : cela va dépendre du système d'exploitation, du format d'enregistrement du document et des logiciels employés.

Le système d'exploitation définit entre autre les polices de caractères disponibles pour l'ordinateur. Mais si la personne qui ouvre votre document ne possède pas les polices utilisées pour le composer, l'ordinateur choisira une autre police pour l'affichage.

Le format d'enregistrement est lié aux logiciel employé et à sa version. Certains formats ne peuvent pas être lus avec des versions antérieures du logiciel. Dans ce cas, le document ne peut tout simplement pas être ouvert. C'est notamment le cas des documents enregistrés en "docx", le format OpenXML. Mais même le format "doc" a subi des modifications : un document rédigé sur un logiciel actuel ne peut pas forcement être lu par le même logiciel dans une version antérieure. Le problème peut être complexifié par l'utilisation d'un logiciel d'un éditeur différent pour la lecture du document.

On peut distinguer 2 cas qui vont permettre de choisir le format approprié à l'envoi de notre document à une tierce personne:

• le document n'est pas collaboratif : la personne n'a aucune raison de le modifier. C'est le cas pour une majorité des lettres, les devis, les factures...Dans ce cas, on peut et on devrait utiliser le format PDF qui a la caractéristique de proposer un affichage similaire quelque soit le logiciel employé et surtout de proposer des lecteurs gratuits. On s'assure ainsi que le document ne sera pas modifié et que l'affichage sera uniforme quelque soit la personne à qui nous l'adressons.
• le document doit être modifié par d'autres personnes. L'idéal serait l'utilisation d'un format libre, ouvert et gratuit, mais malheureusement il est très difficile de changer les habitudes d'utilisation concernant ce point. Il faut donc se renseigner sur les logiciels employés par les différents contributeurs et choisir un format qui peut être lu par tous. Dans un premier temps, il faut collaborer sur le fond du document, en intégrant les modifications successives, et dans un second temps, une fois le contenu établi et validé, le document pourra être mis en forme, puis transformé en PDF pour une ultime validation des différents collaborateurs.