Panorama des suites bureautiques

Après de nombreuses années de monopole d'une seule société éditrice de logiciel, ces dernières années ont vu l'émergence de solutions alternatives. Voici quelques critères qui vous permettront de faire votre choix afin d'équiper votre structure.

Les acteurs en présence

Malgré l'arrivée de nouveaux acteurs, force est de constater que les habitudes peinent à changer. MS Office reste la suite bureautique la plus utilisée. Mais des solutions comme Libreoffice, Openoffice.org, Lotus Symphony, Google Docs, IWork ou StarOffice bousculent ce leadership, en proposant des applications efficaces, moins coûteuses, mais également de nouvelles habitudes de consommation comme par exemple l'utilisation en ligne d'un logiciel.

Bonnes pratiques

Au-delà des logiciels employés, l'utilisation d'outils bureautique dans une structure professionnelle nécessite l'emploi de bonnes pratiques. Définir des formats de fichiers adaptés, dissocier le fond de la forme, contrôler la diffusion de son identité visuelle, optimiser la productivité sont autant d'éléments à prendre en considération que le choix du logiciel en lui-même.

Les éléments clés

Les formats de fichiers

Jusqu'à présent, les formats de fichiers utilisés pour conserver les documents étaient des formats propriétaires. Cela implique un lien FORT avec l'éditeur, car pour pouvoir ré-utiliser ces fichiers, il est préférable de continuer à utiliser les mêmes logiciels. De plus, il n'existe aucune certitude que ces formats soient conservés dans le temps, et le risque devient alors de ne plus pouvoir exploiter ses différents fichiers. On appelle ceci une "forte dépendance vis à vis d'un éditeur".
Il existe aujourd'hui un format de fichier ouvert pour les différents documents bureautique : l'ODF (Open Document Format). Que signifie ouverts : un format ouvert, ou spécification ouverte, est un format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d’accès ni de mise en œuvre, par opposition à un format fermé (Wikipédia). Cela signifie que tout éditeur de logiciels peut l'intégrer dans son application, et qu'un fichier enregistré dans ce format pourra être exploité indifféremment par tous les logiciels qui l'utilisent.

Les mises à jour

Dans un monde informatique qui évolue très rapidement, il est essentiel de pouvoir bénéficier de mises à jour régulières (1 à 2 fois par an pour les fonctionnalités). Encore faut-il qu'elles puissent être déployées sur tous les postes, au risque d'intégrer dans un système d'information différentes versions d'un même logiciel qui ne sont pas forcement totalement interopérables.

Les fonctionnalités

Même si les logiciels intègrent de plus en plus de fonctionnalités, il est essentiel de se concentrer sur celles qui apportent réellement une valeur ajoutée au système d'information. Bien souvent, on n'exploite qu'une partie du logiciel. Dans le cas d'un logiciel payant, le prix comprend l'ensemble des caractéristiques : pourquoi alors payer pour des fonctions qui ne sont pas utiles?

Le prix

Le prix est un élément clé dans le choix d'un logiciel de bureautique. Il va équiper de nombreux postes de travail, et une grande partie des licences étant liée au nombre d'installation, la facture peut rapidement devenir élevée. Les logiciels libres offrent une alternative intéressante à ce sujet, puisqu'ils peuvent être déployés sur autant de postes que nécessaire, mais il ne faut pas non plus considérer pour autant que c'est gratuit...installation, configuration, formation des utilisateurs, conversion de documents sont autant d'éléments qui doivent être pris en considération avant de faire son choix.